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15年の経験と実績に加え迅速な対応と実行力で、労働トラブルを防止し労務管理適正化を実現することで会社の更なる発展に貢献する

経営の安心・安定実現コンサルタント
松本容昌 です。

 

就業規則を作成する場合に、少し視点を変えたり、ちょっとした1文を加えるだけで会社のリスクを大きく減少させることが出来る場合があります。

今回は、就業規則を作成する際に、知っておくと得をするいくつかのポイントをまとめてみました。

■このページの目次

1 知って得する就業規則作成のポイント① 入社時等の提出書類を充実させる
2 知って得する就業規則作成のポイント② 試用期間について
3 知って得する就業規則作成のポイント③ 休職開始時期について
4 知って得する就業規則作成のポイント④ 復職について
5 知って得する就業規則作成のポイント⑤ 定年について
6 知って得する就業規則作成のポイント⑥ 手当不支給について
7 知って得する就業規則作成のポイント⑦ モデル就業規則の注意点

 

知って得する就業規則作成のポイント① 入社時等の提出書類を充実させる

 

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労働トラブルを防止する有益な手段の1つに、優秀な社員を雇用する、という考えがあります。

優秀な社員であれば、当然、問題を起こす可能性は低くなります。

しかし、昨今の人手不足の状況、特に中小企業においては、従業員を選ぶ余裕は無いのも事実です。

ですから、優秀な社員を雇用するという考えとは別に、いかに問題を起こしそうな社員は雇用しない、という視点を持つことが重要となってきます。

 

◆詳しくはこちらの記事をお読み下さい。↓↓
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>>知って得する就業規則作成のポイント① 入社時等の提出書類を充実させる

 

 

 

 

 

知って得する就業規則作成のポイント② 試用期間について

 

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試用期間は、雇った従業員の能力や技術力等が正社員にふさわしいか、判断する期間として多くの会社で導入されています。

ところで、試用期間であっても正社員に登用しないということは、解雇と同じであるため、その正当性、妥当性が認められるには、それ相応の合理的な理由が必要となってきます。

そのため試用期間について正社員に登用しない場合の事由を具体的に就業規則に記載しておくことが重要なポイントなってきます。

◆詳しくはこちらの記事をお読み下さい。↓↓
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>>知って得する就業規則作成のポイント② 試用期間について

 

 

 

 

 

知って得する就業規則作成のポイント③ 休職開始時期について

 

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現在、うつ病等の患者の増大で、休職規定は、今後、益々会社にとって重要な位置付けとなってきます。

休職規定においてまず考える必要があるポイントは、休職に入るまでの期間です。

多くのモデル就業規則では、休職に入るまでの期間を1ヶ月としています。

しかし、休職に入るまでの期間が1ヶ月では、中小企業にとっては厳しいケースも考えられます。

 

◆詳しくはこちらの記事をお読み下さい。↓↓
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>>知って得する就業規則作成のポイント③ 休職開始時期について

 

 

 

 

 

 

知って得する就業規則作成のポイント④

 

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休職制度において最も難しい問題は、復職時だと言えます。

特に近年増加しているうつ病等のメンタル的な病の場合、外見からでは回復具合を判断するのが困難と言えます。

そのため、本人が提出する診断書だけではなく、会社が指定する医師の診断も必要となってくるケースも想定されます。

しかし、従業員に本人の意思によらずに、医師の診察を受けさせるには、それなりの根拠が必要となってきます。

そのため、休職制度の復職時には、会社が指定する医師の診断を命じることができる規定を盛り込んでおくことがポイントとなってきます。

 

◆詳しくはこちらの記事をお読み下さい。↓↓
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>>
知って得する就業規則作成のポイント④ 復職について

 

 

 

 

 

知って得する就業規則作成のポイント⑤ 定年について

 

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現在、法律(高年齢者雇用安定法)により、会社は、従業員を65歳まで雇用する義務を負っています。

ただし、これは、必ずしも65歳まで正社員として雇用する必要は、65歳まで雇用の維持さえ確保すれば良いこととされています。

従って、定年との関係を就業規則にどのような規定するかは、非常に重要な問題となってきます。

 

◆詳しくはこちらの記事をお読み下さい。↓↓
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>>知って得する就業規則作成のポイント⑤ 定年について

 

 

 

 

 

知って得する就業規則作成のポイント⑥ 手当不支給について

 

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法律では、手当に関しての特別な制限が無く、手当の額や支払い方法については、会社が任意に定めれことができます。

ですから、どのような手当をいくら支給するかは、経営者が、任意に就業規則に規定すれば良いこととなります。

ところで、従業員を雇用するにあたって、就業規則に規定されている手当を何らかの理由で支給しないケースも考えられます。

しかし、労働基準法では、就業規則の基準に満たない労働契約は、その部分について無効としています。

 

◆詳しくはこちらの記事をお読み下さい。↓↓
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>>知って得する就業規則作成のポイント⑥ 手当不支給について

 

 

 

 

 

知って得する就業規則作成のポイント⑦  モデル就業規則の注意点

 

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現在では、就業規則に関する書籍等が多数販売されていて、またインターネット上でも、モデル就業規則等が簡単に取り出すことができます。

しかし、モデル就業規則を利用する場合にはいくつか注意すべき点があります。

モデル就業規則を利用して就業規則を作成する場合には、それらの注意点を良く理解して作成するようにして下さい。

 

◆詳しくはこちらの記事をお読み下さい。↓↓
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>>知って得する就業規則作成のポイント⑦  モデル就業規則の注意点

 

 

 

 

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◆他の就業規則の記事はこちら

 

 

最後に就業規則に関係する用語や法律知識についてご説明したいと思います。

 

労働者数が常時10人以上の事業場(就業規則の届出義務)

 

労働者数が常時10人以上の事業場の場合には、作成した就業規則を労働基準監督署に届出する必要があります。これは、労働基準法で定められた法律です。

就業規則の届出義務に関しては、2つのポイントがあります。

「労働者数が常時10人以上」と「事業場」です。

まず、「労働者数が常時10人以上」ですが、労働者には、正社員以外のパートタイマーやアルバイト労働者も含まれます。

ですから、正社員は、3人だけどパートタイマーやアルバイトを含めると常に10人以上雇用している場合には、就業規則の届出義務が生じます。

ところで、就業規則は、会社単位で作成されるものではなく、事業場単位で作成すべきものとされています。

事業場とは、本店、支店、支社、営業所といった、「一定の場所での組織的な作業のまとまり」を言います。

 

そのため、就業規則の届出義務の有無も、事業場単位で判断されます。

ですから、本店、支店、支社等のそれぞれの事業場の全てが、労働者を常時10人以上雇用しているならば、全ての事業場が就業規則を届出る必要があります。

反対に、会社全体では、労働者を常時10人以上雇用していても、各事業場の全てが、労働者数が、常時10人未満であれば、全ての事業場が、就業規則を届出る義務はないこととなります。

 

 

就業規則の届出義務の無い事業場の届出について

 

上記のように、労働者数が常時10人以上の事業場の場合には、就業規則の労働基準監督署への提出を法律で義務付けています。

ところで、助成金等を利用する場合には、助成金の支給要件として、就業規則を労働基準監督署へ届出ることを求められる場合があります。

助成金は要件を満たせば、当然、労働者数が常時10人未満の事業場でも利用できます。

 

このような場合に、就業規則の届出ができるのか?と思われるかもしれませんが、法律では、労働者数が常時10人未満の事業場には、就業規則の届出義務を課していないだけであって、届出自体を禁止しているものではありません。

ですから、たとえ、常時雇用する労働者が1人であっても、労働基準監督署へ就業規則を届出れば間違いなく受理してもらえます。

 

意見書について

 

就業規則を作成又は変更し労働基準監督署に届出る場合には、その就業規則について労働者の過半数を代表する者(労働者の過半数で組織する労働組合がある場合には、その労働組合)の意見を記した書面を添付する必要があります。

 

ところで、法律では、あくまで「意見を聞く」を求めているのであって、作成又は変更された就業規則について合意や同意まで求めてはいません。
そのため、たとえ反対意見が記された場合でも、就業規則の効力に何ら影響を与えるものではありません。

ですから、反対意見が記された意見書であっても、労働基準監督署は、何の問題もなく提出された就業規則を受理してくれます。

 

労働者の過半数を代表する者について

 

上記の意見書のところでも書きましたが、就業規則を作成又は変更した場合には、労働者の過半数を代表する者(労働者の過半数で組織する労働組合がある場合には、その労働組合)の意見を聞く必要があります。

そのため、事業場内に、労働者の過半数で組織する労働組合が無い場合には、労働者の過半数を代表する者を選定する必要があります。

 

ここで注意すべきことは、選定方法です。

選定方法については、特段の定めは無いのですが、合理的な方法である必要があります。

ですから、事業主が一方的に選出した者は、労働者代表とはなり得ない可能性が高くなります。

ところで、労働者の代表は、就業規則を作成又は変更する上で、重要なポイントとなります。

と言うのは、先程も書きましたが、就業規則を作成又は変更した場合には、労働者の過半数を代表する者の意見を聞くことが法律で定められています。

つまり、労働者の過半数を代表する者の意見を聞くことが、就業規則の効力発生の1つの要件となっています。

 

となれば、もし、労働者の過半数を代表する者を選出する方法が、事業主が一方的に選出するなどの適正ではない方法で選ばれた者は、適正な労働者代表とはみなされなくなります。

となれば、就業規則の効力そのものが否定されてしまうこととなります。

 

ですから、労働者の過半数を代表する者を選出する場合には、適正な方法で選出することが重要です。

なお、適正な選出方法としては、投票、挙手、民主的な話し合い等が考えられます。

 

 

就業規則の周知について

 

労働基準法では、就業規則を労働者に周知させることを求めています。周知の方法は、必ずしも就業規則の写しを労働者全員に配布する必要はなく、常時事業場の見やすい場所に掲示したり、備え付けるたりすることで周知義務を果たすとされています。

ところで、この周知は、非常に重要なポイントとなります。

と言うのは、就業規則の効力は、就業規則が、労働者に周知されてから発生するとされているからです。

 

つまり、多くの時間と労力を要して作成した就業規則であっても、適正に周知されていなければ、

その就業規則は、何の効力も持たない、単なる紙に過ぎないこととなってしまいます。

ですから、就業規則を作成又は変更した場合には、必ず労働者へ周知するようにして下さい。

 

絶対的記載事項と相対的記載事項について

 

就業規則は、大きく分けて2つの要素から成り立っています。

法律用語で絶対的記載事項相対的記載事項と呼ばれているものです。

絶対的記載事項とは、就業規則を作成する場合には必ず記載しなければならない事項です。

具体的には、労働時間、賃金、休憩時間、休日、休暇等の労働者にとって重要な労働条件となります。

 

それに対して、相対的記載事項は、会社内で定めがある場合に記載しなければならない事項です。

賞与、退職金、表彰、休職制度、服務規定、懲戒規定などが考えられます。

相対的記載事項は、定めがある場合に記載さなければならない事項ですので、逆に考えれば、定めが無い場合には、記載する必要はありません。

ですから、賞与や退職金、休職制度等は、経営者の義務と思われがちですが、法律的には、賞与や退職金、休職制度等がなくても全く問題ありません。

 

さて、絶対的記載事項と相対的記載事項には、それぞれ注意点があります。

就業規則を作成・変更する上で、絶対的記載事項及び相対的記載事項について正しく理解することは非常に重要なことと言えます。

ここで、絶対的記載事項及び相対的記載事項についての注意点について簡単にご説明したいと思います。

 

まず、絶対的記載事項についてですが、絶対的記載事項の多くは、労働基準法等の法律的な制限を受ける事項となります。

ですから、絶対的記載事項は、法律の基準に合った内容にする必要があります。

特に労働時間と休日、定年などは特に注意を要する事項と言えます。

それに対して、相対的記載事項は、基本的には法律の制限を受けないため、規定の内容は経営者が自由に決めることができます。

 

しかし、注意が必要なのは、本来は、賞与や退職金、休職制度等の本来は、経営者の義務では無い事項であっても、一度、定めてしまうと労働者の権利となります。

ですから、それらを廃止等する場合には、労働者にとって不利益な変更となり、労働者の同意が必要となってきますのでご注意下さい。

なお、絶対的記載事項と相対的記載事項につきましては、こちらで以下の記事で詳しく書いていますので、是非、お読みになって下さい。

>>就業規則作成・変更と労働基準法について①「絶対的記載事項」と「相対的記載事項」

 

就業規則の変更について

 

就業規則は、作成後も必要に応じて変更しなければならない場合が多々あります。

1つのケースとして、法律が、改正される場合があります。

例えば、少し前になりますが、高年齢者雇用安定法という法律が改正され、労働者の雇用義務が60歳から65歳に延長されました。

また、育児・介護休業法などは、頻繁に法律改正されています。

法律が改正された場合には、その都度、就業規則を現在の法律の基準を満たす規定に変更しておく必要があります。

また、労働者数の増加や雇用環境等の変化によって就業規則を変更しなければならない場合もあります。

人間は、それぞれ様々な考え方を持っています。

経営者には、当然のことと思っている事でも、労働者は、必ずしもそうとは思わない場合もあります。

ですから、職場環境の秩序を維持するためには、一定のルールが必要となり、労働者の数が増えれば、それに伴いルールの数も増やす必要があります。

そのため、就業規則は、作成後一定期間経過してしまうと、現状に対応できなくなってしまう可能性が出てきます。

就業規則は、一度、作成しても、そこがゴールではありません。

就業規則は、必要に応じて定期的に見直す必要があります。

就業規則の変更の手続きは、就業規則を作成した場合と同じです。

労働者の過半数を代表する者(労働者の過半数で組織する労働組合がある場合には、その労働組合)の意見を聞いて、常時労働者を10人以上雇用している事業場であれば、その意見を記した意見書を添付して労働基準監督署へ提出します。

最後に就業規則の具体的な変更方法についてご説明したいと思います。

就業規則を変更する場合には、就業規則そのものを全面的に変更する場合と就業規則の中のある一部の条文を変更する場合があります。

全面改正する場合には、新たな就業規則を作成することとなりますが、条文の一部を変更する場合には、条文の一部を変更して就業規則を全部を作成することも、もちろん問題ないのですが、変更する条文のみを変更前と変更後をそれぞれ記載する形式でも可能です。

ただ、条文のみを変更する形式の場合、変更する回数が多くなると、就業規則の内容が分かり難くなってしまうため、何処かの時点で、全面改定の形で就業規則を新たに作成し直す方が良いでしょう。

 

就業規則の作成とモデル就業規則

 

ここでは、モデル就業規則の活用について少し別の視点からお話ししたいと思います。

先に書きましたように就業規則には絶対的記載事項や相対的記載事項といった一定の基準がありますが、その基準を満たしていれば、様式自体は、特段の定めがありません。

通常の就業規則は、第1章 総則で、第1条は就業規則の目的とされる場合がほとんどです。

しかし、法律で必ずしもそうしなければならない、と定められているわけではないので、第1章が賃金についての規定であっても、法律上問題はありません。

ところで、たとえ、様式自体が自由であっても、経営者の方が白紙の状態から、いざ、就業規則を作成しようとしても、なかなか簡単に作成できるものではありません。

そのような場合に、助けとなるのがモデル就業規則と呼ばれる雛型です。モデル就業規則は、厚生労働省を始めとした行政団体が作成しています。

また、インターネット上でも多くのサイトでモデル就業規則を公開しており、簡単に入手できます。

それらモデル就業規則を利用すれば、経営者ご自身でも就業規則を作成することが可能でしょう。

 

ただ、モデル就業規則を利用すること自体は、決して悪いことではないのですが、モデル就業規則を利用する場合には、気を付けなければならない点がいくつかあります。

就業規則を作成する目的の1つの労働トラブルの防止があります。労働トラブルを防止するには、会社内に潜むリスクを認識する必要がります。

ところで、会社内に潜んでいるリスクは、当然ですが、業種によって違います。

また、同じ業種であっても、労働者数や雇用形態等によっても異なります。

ですから、就業規則を作成する場合には、その会社独自のリスクを認識した上で作成する必要があります。

しかし、モデル就業規則の場合には、あくまでモデルであるため、リスク対策に関してどうしても不十分になりやすいことは否めないでしょう。

そのため、モデル就業規則を利用して就業規則を作成する場合には、会社独自のリスクという視点を持つことが重要となってきます。

 

さらに、相対的記載事項について正しく理解することも重要です。

先に書きましたように、相対的記載事項は、会社内に定めがある場合には、就業規則に記載しなければならない事項です。

つまり、相対的記載事項は、経営者に求められた義務でありません。

 

しかし、本来は、法的には義務でなかった事項でも、一度、就業規則に規定してしまうと、労働者の権利となります。

モデル就業規則には、相対的記載事項も当然記載されています。

記載されている相対的記載事項が、自分の会社でも必要なものであれば、就業規則に盛込むことは、全く問題無いのですが、注意しなければならないのが、モデル就業規則に記載されている相対的記載事項を、就業規則に記載しなければならない事項と勘違いしてしまうことです。

よくあるケースが慶弔休暇です。

モデル就業規則には、慶弔休暇がよく記載されています。

慶弔休暇は、法律で経営者に求められた義務ではないので、会社内に制度がなくても、法的には全く問題ありません。

しかし、モデル就業規則に記載されているのだから、「慶弔休暇はなければならないもの」と思ってしまい、モデル就業規則の記載例をそのまま就業規則に規定化してしまうケースが多々あります。

その結果、思わぬ負担となってしまうことも考えられます。

このようにモデル就業規則を利用して就業規則を作成する場合には、気を付けなければならない点がいくつかありますのでご注意下さい。

 

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