社会保険労務士 松本容昌
事業を営むにおいて、リスクが存在します。
ですから、リスクに対して対策を講じておくことは、経営者の重要な仕事と言えます。
ところで、リスクは様々な種類が存在します。例えば、飲食店で言えば、食中毒や店内での来客の怪我や損傷、また材料等の不足や欠品などが挙げられます。
しかし、リスクは、直接の事業とは少し離れた所にも存在します。
先日、私自身が体験した事で、私自身リスクに対する対応の大切さを改めて痛感させられました。
本ブログでは、その時のお話しをしたいと思います。
【関連記事】 ＞＞是正勧告について
リスクは突然やってきます！
リスクは、まずそれを起こさないことが一番重要です。
つまり、リスクの存在を正しく認識し、リスクを発生させないようにすることで、かなりの確率でリスクを防ぐことができます。
例えば、飲食店における食中毒は、手洗いの奨励、食材の管理、店内の清掃等により、かなりの部分、防げると言えます。
しかし、どんなに注意しても、実際にリスクが起こってしまう場合があります。
先程の飲食店の例で言えば、食材に通常の管理では、想像がつかないような細菌が混在して場合には、食中毒が発生してしまうことがあります。
従って、リスクと言うものは、その発生を防ぐと共に、万一、事故等が発生した場合の対策を考えておく必要があります。
先日の事ですが、朝一番でＦＡＸを受信しました。
たまたま、ＦＡＸ機の前に居たので、ＦＡＸが印刷されるのを待っていました。
すると、紙詰まりを起こしてしまったのです。
紙詰まりは、珍しいことではないので、いつもと同じように詰まった紙を取り除きました。
詰まった紙を取り除く時には、詰まった紙を取るのに、ある程度無理に引っ張らないと取れないので、少し力を入れて紙を引っ張り出しました。
通常は、詰まった紙が無くなれば、ＦＡＸ機は正常に動き出し、蓄積されているＦＡＸデータを再度印刷するのですが、その時は、再度印刷しようと動き出すのですが、直ぐに停止してしまうのです・・・。
その時は、直ぐに元に戻るだろう、と思っていたのですが、「動き出しては止まる」を何回も繰り返しているのです。
そのうち、何かおかしい？と思い始め、電源を一度落としてみたり、異物が残っていないか？など調べてはみたのですが、直りません。
そこで初めて「故障では・・・？」と思ったのです。
メーカーに電話で症状等を伝えると、「故障のようですから修理に出して下さい」との結論でした。
修理に出すのはいいのですが、修理に出すとなると、代替機を貸してくれるというのですが、それが届くのにどんなに早くても明日以降となってしまうとのことでした。
私にとってＦＡＸ機が無いというのは、非常に業務に障害が出るのです。
従業員の入退社の連絡やそれに必要な書類等をＦＡＸでやり取りしているお客様が何社もあるのです。
ＦＡＸの場合、無事に送信できなかった時に、受け取る側が（この場合では、私ですね）ＦＡＸが送られている、というのが全くわからないのです。
当たり前のことですが、何か緊急や要件をＦＡＸされていても、こちらは全く気が付かないこととなります。
電話の場合は、仮に不具合があれば繋がらないので、相手方は、再度、要件を伝える必要は認識できます。
メールもＦＡＸと同じ性質ですが、相手が開封したがどうか確かめる機能があります。
ＦＡＸの場合にはそれがありませんので、仮に新しいＦＡＸ機を付ければ、既にＦＡＸ送信されているデータを印刷することが出来るのかもしれませんが、少なくともそれまではＦＡＸデータを確認することはできません。
相手方は要件を既に伝えてある、こちらは要件が送られていることがわからないのです。
もちろん、お客様のＦＡＸが送信できなかった場合、その旨を伝えてくれる機種ならいいのですが、すべてのお客様に確認することは不可能です。
これは非常に危険な状態です。
私は、ＦＡＸが、いかに私の業務に欠かせないものである、という事を初めて認識しました。（まさか、故障するとは考えてもいませんでした）
リスクを認識して対策を講じる
私が反省すべき点は、ＦＡＸが無いと業務に甚大な影響を及ぼす、ということを認識していなかったのです。
リスクの自体の存在を認識していないのだから、対策を講じる必要性を感じるわけありません。
もちろん、機械ですから、誰もが壊れる、といった漠然としたイメージは持っていましたが、ＦＡＸが自分にとって他の機械とは違う、という感覚がなかったのです。
リスク管理の問題を考える際に、最も重要なポイントは、リスク自体の存在を認識する必要があります。
そもそも、リスクが存在することに気がつかなければ、対策の必要性を感じることは絶対にありません。
どんな事業であっても、これが故障したり、無くなってしまった場合には事業に甚大な影響を及ぼすものがあると言えます。
私の場合が、ＦＡＸでした。
もちろん、ＦＡＸ以外にも様々なものが考えられます。
例えば、私の場合、クライアント様の様々なデータを取扱っています。
最も重要なものは、給与データです。
もし、データがなくなってしまったら、過去のデータを再度入力する必要があります。
何十社のデータを再入力するには膨大な時間が必要です、と言うより無理です。
ですから、データのバックアップが、非常に重要となってきます。
つまり、パソコン自体よりリスク管理しなければならないは、データの方なんです。
現在、私は、複数のパソコンを所有しているので、データさえあれば、仮に通常使用しているパソコンが突然使用不能となっても、急場はしのげます。
事業を行うにあたり、現在の状況では代替することができない、急場をしのぐことさえできない状態となっているのは、非常に危険な状況です。
すべてのものにおいて万全な対策を取れるのが最も望ましい、と言えます。
しかし、すべてを万全にすればそれだけ費用もかかります。
また、非常事態が起こる確率との費用対効果も考える必要があります。
ですから、非常事態が発生したら、まずは最も事業に甚大な影響を及ぼすものについて対策を講じておくべきです。
ちなみに、ＦＡＸ故障後のその後をお話します。
以前からＦＡＸをパソコンで送受信できるソフトがあることを知っていたので、とりあえず受信だけできる状態にしようと思いました。
ネットで調べると、なんとそのソフトが、自分が使っているウインドウズ７にインストールされていることがわかりました！
あと、電話線とパソコンを繋ぐモデムが必要とのことでした。
モデムさえあればとりあえず受信はできる状態になります。
早速、電気店で数千円でモデムを購入してきました。
もちろん、新たなＦＡＸ機を購入する予定でしたので、新しいＦＡＸ機がくれば、とりあえずそのモデムは不要となってしまいますが、今後のリスク管理を考え、当然ですが、購入し、無事ＦＡＸ受信できる状態になりました。
今、思うと常にこのような状態にしておくべきだったのです。
▼就業規則の見直しをご検討の方はこちら
＞＞ オフィスまつもと 就業規則変更・作成サービス
リスク対策は、常に考えることが重要です
ところで、このＦＡＸソフトですが、当然、送信もできます。
しかし、紙ベースのものを送信するには、一度スキャンする必要があります。
実は、故障したＦＡＸ機は、コピー機としても使っていたので、スキャンどころかコピーも出来ない状態だったんです。
幸いプリンターだけは、もう一台所有していたので（プリンター機能だけでコピーもスキャンの機能もありません）、それで急場をしのげましたが、紙ベースのＦＡＸ送信はコンビニに行くしかなかったのです。
コピーも同様ですね。
ＦＡＸ受信のように全くお手上げではないですけど、非常に不便な状態でした。
ですから、それも考え新しいＦＡＸ機を購入する際は、ＦＡＸ機とコピーを別々に購入しました。（修理費用が、結構高額でしたので買い換えることにしました）少し割高となってしまいますが、リスク対策費用と考えました。
文章で書いてしまうと、あっという間の出来事に思えるかもしれませんが、ＦＡＸ機が壊れた時の動揺は想像以上のものですよ（笑）。
ちなみに、新たなＦＡＸ機やコピーが届いて、以前の状況に戻ったのは、ＦＡＸ機が故障して、１週間後でした。
本当にリスク管理の大切さを改めて痛感させられました。
▼就業規則の見直しをご検討の方はこちら
＞＞ オフィスまつもと 就業規則変更・作成サービス
社会保険労務士 松本 容昌
【関連記事】 ＞＞突然！労働基準監督署が来ても慌てないための８つの備え
毎日わずか３分で１年後、専門家レベルの幅広い知識が身につく
難解な労務管理知識をわかりやすく解説してあります。
毎日わずか３分で、しかも無料で正しい労務管理知識を習得でき、あなたの会社が益々発展します。
登録はこちらをクリック
↓↓↓
当事務所では、労務管理に関する無料相談を行っておりますので、労務管理等に関するご質問等ありましたらお気軽にご相談下さい。
（東京）03-5962-8568
（静岡）053-474-8562
対応時間：9:00～18:00（月～金） 休日：土日祝日
なお、メールでのお問い合わせはお問い合わせフォーム（メールフォーム）をご利用ください。
（※メールでお問い合わせの場合は、必ず電話番号をご記入下さい。法律解釈の誤解が生じてしまう恐れがありますので、メールでのご回答はいたしておりませんので、ご了承下さい。また、せっかくお電話いただいても外出中の場合もありますので、その点もご了承下さい。）
